Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid

Gelet op het belang dat DigiTrust B.V. hecht aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid is dit beleid op gesteld.
_______________________________

Aangestelde vertrouwenspersoon

Naam : Ivonne Verkes

e-mail: info@zeddicus.nl

Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor werknemer

1. De melder kan de aangestelde vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.
2. De werknemer of stakeholder kan de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 3. Interne melding door een werknemer van DigiTrust

1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van zijn DigiTrust kan daarvan melding doen bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij. Indien werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de Directie of vertrouwenspersoon bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij het interne toezichtsorgaan doen. In dat geval dient in deze regeling voor “de Directie of vertrouwenspersoon” verder “het interne toezichtsorgaan” te worden gelezen.
2. Werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen de organisatie van zijn DigiTrust ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met werknemer, door naar een leidinggevende als bedoeld in het vorige lid, respectievelijk het interne toezichtsorgaan.

Artikel 4. Bescherming van de melder tegen benadeling

1. DigiTrust zal de melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
   1. het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
   2. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
   3. het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
   4. het treffen van een disciplinaire maatregel;
   5. het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder,
   6. de opgelegde benoeming in een andere functie;
   7. het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek;
   8. het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek;
   9. het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder;
   10. het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe;
   11. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van vergoedingen;
   12. het onthouden van promotiekansen;
   13. het niet accepteren van een ziekmelding, of het werknemer als ziek geregistreerd laten.
   14. het afwijzen van een verlofaanvraag;
   15. het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek;
3. Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te nemen, maar de maatregel die DigiTrust neemt niet in redelijke verhouding tot staat tot die grond.
4. Indien DigiTrust jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
5. DigiTrust draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
   1. het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
   2. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
   3. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
   4. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.
6. DigiTrust spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 5. Het tegengaan van benadeling van de melder

1. De op de voet van artikel 9 lid 6 aangewezen contactpersoon bespreekt onverwijld, samen met de melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon en de melder bespreken ook welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De contactpersoon stuurt het verslag onverwijld door aan de Directie of vertrouwenspersoon. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. De Directie of vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 6. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

1. DigiTrust zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
2. DigiTrust zal de Vertrouwenspersoon die in dienst zijn van DigiTrust niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
3. DigiTrust zal een werknemer, of externe stakeholder die wordt gehoord door de Vertrouwenspersoon niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
4. DigiTrust zal een werknemer, of externe stakeholder niet benadelen in verband met het door hem aan de Vertrouwenspersoon verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.

Artikel 7. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

1. DigiTrust draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.
2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
3. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 8. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

1. Indien werknemer, of externe stakeholder de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling via de vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De Directie of vertrouwenspersoon stuurt de melder onverwijld een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.
3. Na ontvangst van de melding wijst de Directie of vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, onverwijld een contactpersoon aan met het oog op het tegengaan van benadeling.

Artikel 9. Behandeling van de melding door DigiTrust

1. De Directie of vertrouwenspersoon stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij:
   1. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
   2. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2. Indien de Directie of vertrouwenspersoon besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de Directie of vertrouwenspersoon van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
3. De Directie of vertrouwenspersoon beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien DigiTrust een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de Directie of vertrouwenspersoon de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De Directie of vertrouwenspersoon draagt het onderzoek op aan Vertrouwenspersoon die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.
5. De Directie of vertrouwenspersoon informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De hoogst leidinggevende stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De Directie of vertrouwenspersoon informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 10. De uitvoering van het onderzoek

1. De Vertrouwenspersoon stelt de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De Vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De Vertrouwenspersoon kan ook anderen horen. De Vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.
3. De Vertrouwenspersoon kan binnen de organisatie van DigiTrust alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de Vertrouwenspersoon alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de Vertrouwenspersoon daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De Vertrouwenspersoon stelt een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De Vertrouwenspersoon stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 12. Standpunt van DigiTrust

1. De Directie of vertrouwenspersoon informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de Directie of vertrouwenspersoon de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de Directie of vertrouwenspersoon of een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het onderzoeksrapport en het standpunt van DigiTrust op de hoogte moet worden gebracht. Indien DigiTrust een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 13. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt DigiTrust

1. DigiTrust stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van DigiTrust te reageren.
2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van DigiTrust onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van DigiTrust sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert DigiTrust hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 10 t/m 13 van overeenkomstige toepassing.
3. Indien DigiTrust een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van DigiTrust aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

Artikel 14. Externe melding

1. Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien:
   1. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 12 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
   2. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 12 lid 1 of lid 2.
2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
   1. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   2. een redelijk vermoeden dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van DigiTrust bij de vermoede misstand betrokken is;
   3. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;
   4. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   5. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
   6. een plicht tot directe externe melding.
3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
   1. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
   2. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
   3. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
4. Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van DigiTrust bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.

Artikel 15. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de Directie of vertrouwenspersoon verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
2. De artikelen 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing.
3. Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 7 lid 1 t/m 6 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing.
4. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop DigiTrust zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 16. Publicatie, rapportage en evaluatie

1. De Directie of vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van DigiTrust.
2. De Directie of vertrouwenspersoon stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
   1. informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
   2. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van DigiTrust;
   3. algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;
   4. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van DigiTrust.

Artikel 17. Inwerkingtreding regeling

1. Deze regeling treedt in werking op 1 september 2022.