Ja, je mag tussentijds van certificerende instelling wisselen. Er is geen verplichting om bij dezelfde instelling te blijven voor vervolgaudits of hercertificering. Als je niet tevreden bent over de kwaliteit, communicatie of aanpak van je huidige certificerende instelling, heb je de vrijheid om over te stappen naar een andere partij. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het wisselen van certificerende instelling, zodat je precies weet waar je aan toe bent. Wil je alvast direct advies? Neem gerust contact op en we helpen je verder.
Mag je tussentijds van certificerende instelling wisselen?
Ja, je mag op elk moment van certificerende instelling wisselen, ook tussentijds. Er bestaat geen contractuele of normatieve verplichting die je bindt aan één instelling voor de volledige looptijd van je certificaat. Zolang je nieuwe certificerende instelling geaccrediteerd is voor de betreffende norm, zoals ISO 27001 of NEN 7510, is een overstap volledig legitiem.
In de praktijk kiezen de meeste organisaties ervoor om over te stappen op een logisch moment in de certificeringscyclus, zoals vóór een surveillance-audit of hercertificering. Dat maakt de overdracht eenvoudiger en voorkomt onnodige dubbele werkzaamheden. Maar ook een overstap midden in een lopende cyclus is mogelijk. De nieuwe instelling beoordeelt dan de bestaande documentatie en auditrapporten om de draad op te pakken.
Wat zijn veelvoorkomende redenen om van certificerende instelling te wisselen?
De meest voorkomende redenen om van certificerende instelling te wisselen zijn onvoldoende communicatie, gebrek aan sectorkennis, een te oppervlakkige auditaanpak of simpelweg een mismatch in verwachtingen. Organisaties willen een auditpartner die begrijpt wat er in hun sector speelt en die verder kijkt dan een standaard checklist.
Specifieke signalen die wijzen op ontevredenheid zijn onder andere:
- Auditors die onvoldoende kennis hebben van de sector of de technische context
- Onduidelijke of trage communicatie voor, tijdens en na de audit
- Het gevoel dat de audit een formaliteit is in plaats van een inhoudelijk gesprek
- Weinig aandacht voor wat de organisatie goed doet, alleen focus op tekortkomingen
- Hoge kosten zonder duidelijke toegevoegde waarde
- Gebrek aan maatwerk voor de specifieke context van de organisatie
Niet tevreden zijn over je certificerende instelling is een legitieme reden om te vertrekken. Een goede aanpak van informatiebeveiliging vraagt om een auditpartner die écht betrokken is, niet om een instelling die alleen de norm afvinkt.
Hoe verloopt het overstapproces naar een andere certificerende instelling?
Het overstapproces naar een andere certificerende instelling verloopt in een aantal stappen: je informeert je huidige instelling, vraagt de benodigde documentatie op, selecteert een nieuwe geaccrediteerde instelling en maakt afspraken over de overdracht en planning van de volgende audit.
Concreet ziet het proces er doorgaans zo uit:
- Informeer je huidige instelling: Geef aan dat je wilt overstappen. Er is geen verplichting om dit te motiveren, maar nette communicatie voorkomt misverstanden.
- Vraag je auditdossier op: Je hebt recht op de auditrapporten en bevindingen die zijn opgesteld tijdens eerdere audits. Deze documenten zijn eigendom van jouw organisatie.
- Kies een nieuwe geaccrediteerde instelling: Controleer of de nieuwe partij geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA) voor de relevante norm.
- Overdracht en intakegesprek: De nieuwe instelling beoordeelt de bestaande documentatie en bespreekt de situatie met je. Zo weet zij waar de organisatie staat.
- Plan de volgende audit: Afhankelijk van het moment in je certificeringscyclus wordt de volgende surveillance-audit of hercertificeringsaudit ingepland.
Het proces is in de meeste gevallen minder ingewikkeld dan organisaties verwachten. Een goede nieuwe instelling neemt de begeleiding actief op zich en zorgt dat de overgang soepel verloopt.
Wat gebeurt er met je bestaande certificaat als je overstapt?
Je bestaande certificaat blijft geldig bij een overstap naar een andere certificerende instelling. Het certificaat wordt niet ingetrokken of ongeldig verklaard omdat je van instelling wisselt. De geldigheid is gekoppeld aan de uitgifte en de auditcyclus, niet aan de identiteit van de certificerende instelling.
Wel is het zo dat je nieuwe certificerende instelling bij de volgende audit een eigen beoordeling maakt. Zij is niet gebonden aan de bevindingen of oordelen van de vorige instelling. In de praktijk betekent dit dat een nieuwe instelling met frisse ogen naar je managementsysteem kijkt, wat juist een kans kan zijn om nieuwe inzichten te krijgen.
Na een succesvolle audit geeft de nieuwe instelling een nieuw certificaat uit op haar eigen naam. Het certificaat vermeldt de norm, de scope en de geldigheidsduur. De continuïteit van je certificering blijft dus gewaarborgd, mits de audits zonder grote tekortkomingen worden afgerond.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een nieuwe certificerende instelling?
Bij het kiezen van een nieuwe certificerende instelling zijn accreditatie, sectorkennis, auditaanpak en communicatiewijze de belangrijkste criteria. Een instelling die geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie en aantoonbare ervaring heeft in jouw sector, biedt de meeste zekerheid op een kwalitatieve en relevante audit.
Let bij je keuze op de volgende punten:
- Accreditatie: Controleer of de instelling RvA-geaccrediteerd is voor de norm die voor jou relevant is, zoals ISO 27001 of NEN 7510.
- Sectorervaring: Heeft de instelling aantoonbare ervaring in jouw branche? Denk aan zorg, ICT, overheid of maakindustrie.
- Auditfilosofie: Werkt de instelling met maatwerk of met een standaard checklistbenadering? Een contextgerichte aanpak levert meer waarde op.
- Communicatie en transparantie: Is de instelling helder over het proces, de planning en de kosten? Goede communicatie voorkomt verrassingen.
- Klanttevredenheid: Vraag naar referenties of bekijk beoordelingen van andere klanten.
- Betrokkenheid: Ziet de instelling zichzelf als partner of puur als controleur? Een betrokken instelling denkt mee en geeft constructieve feedback.
Wil je weten of wij de juiste partner zijn voor jouw organisatie? Neem contact op en we bespreken graag hoe we jouw certificeringstraject kunnen overnemen en verder begeleiden.
Veelgestelde vragen
Mag je op elk moment van certificerende instelling wisselen, of alleen aan het einde van een cyclus?
V: Mag je op elk moment van certificerende instelling wisselen, of alleen aan het einde van een cyclus?nA: Je mag op elk moment overstappen, ook midden in een lopende certificeringscyclus, omdat er geen normatieve of contractuele verplichting bestaat om bij één instelling te blijven. In de praktijk kiezen veel organisaties voor een overstap vóór een surveillance-audit of hercertificering, omdat dit de overdracht eenvoudiger maakt en dubbele werkzaamheden voorkomt.
Wat gebeurt er met mijn huidige certificaat als ik overloop naar een andere instelling?
V: Wat gebeurt er met mijn huidige certificaat als ik overstap naar een andere instelling?nA: Je bestaande certificaat blijft gewoon geldig na een overstap, omdat de geldigheid is gekoppeld aan de auditcyclus en niet aan de identiteit van de certificerende instelling. Na de eerste succesvolle audit geeft de nieuwe instelling een nieuw certificaat op haar eigen naam uit, waarmee de continuïteit van je certificering volledig gewaarborgd blijft.
Hoe kies ik de juiste nieuwe certificerende instelling voor mijn organisatie?
V: Hoe kies ik de juiste nieuwe certificerende instelling voor mijn organisatie?nA: Controleer allereerst of de instelling RvA-geaccrediteerd is voor de relevante norm, zoals ISO 27001 of NEN 7510, en beoordeel vervolgens of zij aantoonbare sectorervaring heeft en werkt met een contextgerichte auditaanpak in plaats van een standaard checklist. Goede communicatie, transparantie over kosten en een betrokken partnerrol zijn daarbij eveneens belangrijke signalen om op te letten.
Waarom kiezen organisaties ervoor om van certificerende instelling te wisselen?
V: Waarom kiezen organisaties ervoor om van certificerende instelling te wisselen?nA: De meest voorkomende redenen zijn onvoldoende communicatie, gebrek aan sectorkennis en een te oppervlakkige auditaanpak waarbij de audit meer als formaliteit voelt dan als een inhoudelijk gesprek. Organisaties willen een auditpartner die écht betrokken is, begrijpt wat er in hun sector speelt en verder kijkt dan het standaard afvinken van normeisen.
