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EN Bei einem Audit zeigen Organisationen, wie sie ihre Prozesse gestaltet und kontrolliert haben. Doch in der Praxis treten bestimmte Fehler immer wieder auf. Diese sind oft leicht vermeidbar - vorausgesetzt, sie werden rechtzeitig erkannt. In diesem Artikel listen wir die häufigsten Fallstricke auf und geben Tipps, wie Sie gut vorbereitet in ein Audit gehen können.
- Unzureichende Vorbereitung
Einer der häufigsten Fehler ist die schlechte Vorbereitung. Die Dokumentation ist unvollständig, die Maßnahmen sind nicht nachweisbar oder die beteiligten Mitarbeiter sind sich ihrer Rolle nicht richtig bewusst.
Tipp:
Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Prozesse gut etabliert, aktuell und leicht zu erklären sind. Planen Sie interne Konsultationen mit den zuständigen Abteilungen im Voraus, damit alle wissen, was erwartet wird.
- OK nur auf dem Papier
Einige Organisationen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Ausarbeitung von Strategien und Protokollen, versäumen es aber, diese in der Praxis mit Leben zu füllen. Bei der Prüfung stellt sich dann heraus, dass die Mitarbeiter die Verfahren nicht kennen oder sie nicht anwenden.
Tipp:
Die Politik ist der Ausgangspunkt, aber die Umsetzung und Einhaltung ist entscheidend. Sorgen Sie für Bewusstsein und Sicherheit innerhalb der Organisation, z. B. durch regelmäßige Schulungen oder interne Kontrollen.
- Veraltete oder inkonsistente Dokumentation
Auditoren stoßen oft auf Dokumente, die nicht aktuell sind oder nicht übereinstimmen. Denken Sie an Versionen einer Informationssicherheitspolitik, die nicht mit dem Risikoregister oder den tatsächlichen Maßnahmen übereinstimmen.
Tipp:
Arbeiten Sie mit Versionskontrolle und einer festen Person, die für die Aktualisierung der Unterlagen verantwortlich ist. Prüfen Sie im Voraus, ob alle Dokumente inhaltlich aufeinander abgestimmt sind.
- Unklare Zuständigkeiten
Wenn während einer Prüfung nicht klar ist, wer wofür zuständig ist, führt dies zu Verwirrung. Aufgaben und Zuständigkeiten werden dann nicht richtig definiert oder kommuniziert.
Tipp:
Verwenden Sie ein RACI-Modell oder eine Rollenmatrix, um die Verantwortlichkeiten zu klären. Stellen Sie sicher, dass diese auch innerhalb der Organisation bekannt sind.
- Keine strukturelle Weiterverfolgung der Ergebnisse
Verbesserungsmaßnahmen werden vermerkt, aber nicht oder nur teilweise weiterverfolgt. Dies kann zu kritischen Kommentaren oder sogar zum Verlust der Zertifizierung bei einem Re-Audit führen.
Tipp:
Arbeiten Sie mit einem Verbesserungsregister, das Maßnahmen, Zuständigkeiten und Fristen festhält. Planen Sie regelmäßige Überprüfungstermine ein, um den Fortschritt zu überwachen.
- Von einer Person abhängig sein
In manchen Organisationen ist viel Wissen und Ausführung bei einem einzigen Mitarbeiter konzentriert. Wenn diese Person während des Audits abwesend ist, entsteht sofort eine Wissenslücke.
Tipp:
Sicherstellung von Wissensaustausch und Back-up. Beziehen Sie mehrere Kollegen in den Prozess ein und legen Sie die Verfahren klar fest.
Schlussfolgerung
Die meisten Fehlschläge bei Audits lassen sich mit einem strukturierten Ansatz, klarer Kommunikation und regelmäßiger Dokumentation und Sensibilisierung gut vermeiden. DigiTrust hilft Ihnen dabei, indem es Audits objektiv, sorgfältig und mit Blick auf Ihren Kontext durchführt. Auf diese Weise trägt die Zertifizierung nicht nur zur Einhaltung der Vorschriften, sondern auch zu tatsächlichen Verbesserungen bei.