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Die Straffung der Audits für mehrere Zertifizierungen spart Zeit, senkt die Kosten und verringert den Aufwand für die Organisationen. Aufgrund von sich überschneidenden Anforderungen zwischen Normungsgremien wie ISO 27001 und NEN 7510 intelligent zu nutzen, durchlaufen Sie einen integrierten Auditprozess anstelle mehrerer getrennter Wege. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen zur effizienten Organisation von kombinierten Audits.
Warum ist die Rationalisierung von Audits für Mehrfachzertifizierungen so wichtig?
Rationalisierte Audits verkürzen die Gesamtdurchlaufzeit um 30-50% und senken die Auditkosten erheblich. Die Unternehmen müssen weniger Zeit für die Vorbereitung der Dokumente aufwenden, und die Mitarbeiter werden weniger häufig in ihrer täglichen Arbeit gestört. Außerdem wird doppelter Aufwand durch sich überschneidende Prozesse und Anforderungen vermieden.
Die Vorteile gehen über die bloße Einsparung von Zeit und Geld hinaus. Ein integrierter Ansatz gewährleistet eine bessere Abstimmung zwischen den verschiedenen Managementsystemen innerhalb Ihrer Organisation. Die Mitarbeiter sind weniger müde von den Auditverfahren und bleiben motivierter, die Qualitätsstandards einzuhalten.
Für Organisationen, die mit mehrere Normenrahmen Außerdem ergibt sich ein einheitlicheres Bild des Risikomanagements und der Prozesskontrolle. Dies erleichtert es, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und strukturell anzugehen, was die Wirksamkeit Ihrer Managementsysteme verbessert.
Welche Zertifizierungen werden am besten gemeinsam auditiert?
ISO 27001 und NEN 7510 weisen erhebliche Überschneidungen in den Bereichen Risikomanagement, Dokumentationsmanagement und Sicherheitsmaßnahmen auf. Auch ISO 9001 (Qualitätsmanagement) lässt sich aufgrund gemeinsamer Prozess- und Dokumentationsanforderungen gut mit Informationssicherheitsnormen kombinieren. BIO (Baseline Information Security Government) fügt sich nahtlos in ISO 27001 ein.
Die besten Kombinationen ergeben sich, wenn die Normenrahmen ähnliche Managementsystemprinzipien verwenden. Denken Sie an den Plan-Do-Check-Act-Zyklus, risikobasierte Ansätze und kontinuierliche Verbesserung. Diese Gemeinsamkeiten machen es möglich, ein einziges integriertes System zu schaffen, das mehrere Normen erfüllt.
Einrichtungen des Gesundheitswesens beispielsweise profitieren in hohem Maße von einer Kombination aus NEN 7510 und ISO 27001, da sich beide Normen auf die Informationssicherheit konzentrieren, allerdings aus unterschiedlichen Perspektiven. Staatliche Einrichtungen können BIO und ISO 27001 wegen ihrer sich ergänzenden Anforderungen an die Informationssicherheit effizient gemeinsam umsetzen.
Wie planen Sie eine effiziente Prüfungsstrategie für mehrere Zertifizierungen?
Beginnen Sie damit, die sich überschneidenden Prozesse und Dokumentationen zwischen den gewünschten Zertifizierungen zu ermitteln. Erstellen Sie einen kombinierten Auditplan, in dem gemeinsame Themen wie Risikomanagement, Umgang mit Zwischenfällen und Zugangsmanagement auf einmal überprüft werden. Sorgen Sie für ausreichend Zeit zwischen den einzelnen Audit-Komponenten.
Eine wirksame Planung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen internen Teams und Ihrer Prüfungseinrichtung. Vereinbaren Sie im Voraus, welche Dokumente für mehrere Standards verwendet werden können und welche Prozesse gleichzeitig geprüft werden können. Dies vermeidet Verwirrung während der Prüfung und maximiert die Effizienz.
Die Ressourcenzuweisung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Bestimmen Sie einen einzigen Projektleiter, der alle Zertifizierungsprozesse überwacht, und stellen Sie sicher, dass die zuständigen Mitarbeiter wissen, wann sie verfügbar sein müssen. Planen Sie auch genügend Zeit für die Bearbeitung von Ergebnissen ein, die sich auf mehrere Normenrahmen beziehen.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Kombination von Prüfungen und wie lösen Sie sie?
Widersprüchliche Anforderungen zwischen verschiedenen Normen stellen die größte Herausforderung dar, ebenso wie die Verwaltung unterschiedlicher Prüfungszyklen und komplexer Dokumentationsstrukturen. Die Prüfer können sich auch auf bestimmte Normenrahmen spezialisieren, was die Koordinierung erschwert. Diese Probleme sind mit guter Vorbereitung und erfahrener Anleitung lösbar.
Unterschiedliche Prüfungszyklen erfordern eine strategische Planung. Bei einigen Zertifizierungen gibt es jährliche Überwachungsaudits, bei anderen halbjährliche Audits. Lösen Sie dieses Problem, indem Sie einen mehrjährigen Zeitplan erstellen, der alle Auditzeitpunkte optimal kombiniert, ohne die Gültigkeit der Zertifikate zu gefährden.
Eine komplizierte Dokumentation entsteht, wenn Organisationen für jede Norm separate Verfahren entwickeln. Stattdessen sollten sie integrierte Dokumente erstellen, die bei Bedarf auf spezifische Normanforderungen verweisen. Dies verringert den Pflegeaufwand und erhöht die Konsistenz zwischen verschiedenen Managementsystemen.
DigiTrust unterstützt Organisationen bei der Entwicklung effizienter Strategien für kombinierte Audits. Unsere erfahrenen Prüfer kennen die Überschneidungen zwischen den verschiedenen Normungsrahmen und können Sie bei der Entwicklung eines optimierten Ansatzes unterstützen. Für weitere Informationen über unser ISO 27001-Zertifizierung oder andere kombinierte Auditverfahren, wenden Sie sich bitte an Kontakt für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Vorbereitung einer kombinierten Prüfung mindestens?
Für eine kombinierte Prüfung benötigen Sie mindestens 3-4 Monate Vorbereitungszeit. Sie nutzen diese Zeit, um sich überschneidende Prozesse zu ermitteln, eine integrierte Dokumentation zu erstellen und die Planung mit Ihrer Prüfungseinrichtung zu koordinieren.
Wie lässt sich eine Überlastung der Mitarbeiter bei kombinierten Prüfungen vermeiden?
Verteilen Sie die Prüfungsaktivitäten auf mehrere Tage und planen Sie verschiedene Themen zu unterschiedlichen Zeiten. Kommunizieren Sie klar, welches Personal wann benötigt wird, und beschränken Sie die Anzahl der gleichzeitigen Prüfungsgespräche pro Abteilung auf maximal zwei pro Tag.
Warum können einige Zertifizierungen nicht in einem Audit kombiniert werden?
Zertifizierungen mit grundlegend unterschiedlichen Prüfungszyklen, Akkreditierungsanforderungen oder Normenrahmen sind schwer zu kombinieren. So erfordern beispielsweise Prüfungen der Rechnungsführung und der Informationssicherheit unterschiedliches Fachwissen und unterschiedliche Berichtsstrukturen, die nicht immer zusammengeführt werden können.
Wann ist es besser, Zertifizierungen getrennt zu prüfen?
Entscheiden Sie sich für getrennte Audits, wenn Ihre Organisation wenig Erfahrung mit den Normenrahmen hat oder wenn die Überschneidungen zwischen den Zertifizierungen minimal sind. Ein schrittweiser Ansatz kann auch bei engen Zeitplänen oder begrenzten internen Kapazitäten effektiver sein.
